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回覧ルート設定の利用方法
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「回覧ルート設定」では下記の設定を行うことができます。
- 名称の設定 ：回覧ルートに名称を設定できます。
- 回覧順の設定 ：文書単位で回覧順を設定できます。
- 最終承認の設定 ：文書単位で最終承認者を設定できます。
- 同時承認の設定 ：順不同で同時承認が可能となります。
※回覧ルート設定は、登録ユーザー共通で利用する機能です。
１．回覧ルート名を設定する
1. 発議名等の必要事項を入力後に画面右上の「回覧ルート設定」をクリックします。
2. 「回覧ルート名」を入力します。
ワンポイント！
設定した回覧ルートは受発注者共有で利用することができます。
ワンポイント！
保持できる回覧ルートは100件までです。
101件目を登録する際には不要な回覧ルートを削除してください。
よくあるご質問：過去設定した回覧ルートを削除できますか？
回覧ルート設定の画面から削除することができます。
1. 削除する回覧ルート名を表示し画面左側の「履歴の削除」をクリックします。
2. メッセージが表示されたら「OK」をクリックします。
よくあるご質問：回覧ルート名を変更できますか？
名称を変更する場合は、回覧ルートの再登録となります。
1. 名称を変更したい回覧ルートを選択します。
2. 回覧ルート名を変更後に「確定」をクリックします。
3. 名称を変更した回覧ルートが追加されます。
変更前の回覧ルートが不要な場合は「履歴の削除」を行います。
２．回覧順を設定する
発議所有者より後のユーザーから回覧順を設定します。
①回覧順枠を選択
②対象のユーザーを選択
③「追加」ボタンをクリック
※発議所有者とは「文書を保有しているユーザー」です。
ワンポイント！
回覧順枠の数は自由に変更することができます。
【＋】ボタン…回覧順枠を追加
【－】ボタン…不要な回覧順枠を削除
３．最終承認を設定する
最終承認の設定を行います。
最終承認者には「最終承認」のチェックをします。
最終承認の設定がされたユーザーの操作は「最終承認」として処理が行われます。
４．同時承認を設定する
同時承認を行うユーザーを設定したい場合は下記の方法で設定します。
例：回覧順「1」で同時承認の設定を行う場合
① 回覧順の「1」を選択
② 対象のユーザーを選択
③「追加」をクリック
同時承認者分、上記作業を繰り返します。
５．発議文書を回覧する
1. 回覧ルート設定完了後に「確定」をクリックします。
2. 「保存して回覧」をクリックします。
3. 「決定」をクリックします。
4. 次の回覧順のユーザーフォルダへ文書が移動します。
６．過去設定した回覧ルートを利用する
1. 発議名等の必要事項を入力後に画面右上の「回覧ルート設定」をクリックします。
2. 画面左側の「回覧ルートの使用履歴」より設定する回覧ルート名を選択します。
ワンポイント！
「回覧ルートの使用履歴」は最終利用日順に並びます。
3. 画面左上の「確定」をクリックします。
よくあるご質問：設定中の回覧ルートを確認できますか？
設定中の回覧ルート名は「回覧ルートの使用履歴」の上部に「（設定中）＊＊」と表示されます。
よくあるご質問：回覧ルート設定後、代理承認できますか？
回覧ルート設定をした文書には代理承認ができません。下記マニュアルに沿って操作を行ってください。
マニュアル：回覧ルート設定後、代理承認できますか？
７．回覧ルート設定を解除する
1. 回覧ルートを解除する文書の発議名をクリックします。
2. 画面右側の「回覧ルート設定」の「解除」をクリックします。
3. 回覧ルートの解除を行う場合は「OK」をクリックします。
注意！
回覧ルート設定は下記の操作を行った際にも解除となります。
- 回覧ルートで設定した承認がすべて完了した場合
- 文書の移動を行った場合
- 差戻しを行った場合
