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回覧ルート設定の利用方法
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「回覧ルート設定」では下記の設定を行うことができます。
- 回覧順の設定 ：文書単位で回覧順を設定できます。
- 名称の設定 ：回覧ルートに名称を設定できます。
- 同時承認の設定 ：順不同で同時承認が可能となります。
※回覧ルート設定は、登録ユーザー共通で利用する機能です。
回覧順を設定し、文書を回覧する
1. 回覧ルートを設定する発議文書を開きます。
発議名などの必要事項を入力後に「回覧ルート設定」をクリックします。
2. 「回覧ルート名」を入力します。
ワンポイント！
- 設定した回覧ルートは受発注者共有で利用することができます。
- 回覧ルート名を設定していないルートは保存されないため、次回以降使用することができません。
- 保持できる回覧ルートは100件までです。101件目を登録する際には不要な回覧ルートを削除してください。
3. 回覧順を設定します。
発議所有者より後のユーザーから回覧順を設定します。
※発議所有者とは「文書を保有しているユーザー」です。
①回覧順枠を選択します。
②対象のユーザーを選択します。
③「追加」ボタンをクリックします。
④「OK」ボタンをクリックします。
以上で、回覧ルートが設定は完了です。
回覧順の最後に設定されたユーザーが、【最終承認者】となります。
※回覧順の最後のユーザーで最終承認を行わない場合は、「回覧ルートを使う」を解除すると、承認、差戻し操作が可能です。
ワンポイント！
回覧順枠の数は自由に変更することができます。
【枠を追加】ボタン…回覧順枠を追加
【－】ボタン…不要な回覧順枠を削除
4. 「保存して回覧」をクリックします。
5. 「決定」をクリックします。
6. 次の回覧順のユーザーフォルダーへ文書が移動します。
ワンポイント！
回覧ルートを設定すると、該当文書の発議名の先頭に★マークが表示されます。
同時承認を設定する
同時承認を行うユーザーを設定したい場合は下記の方法で設定します。
①同時承認を行いたい回覧順の枠を選択します。
②対象のユーザーを選択します。
③「追加」をクリックします。
同時承認者分、上記作業を繰り返します。
ワンポイント！
同一の回覧順に指定された承認者全員が「承認」の操作を完了した時点で、次の回覧順のユーザーに文書が回覧されます。
過去設定した回覧ルートを利用する
1. 発議名等の必要事項を入力後に画面右上の「回覧ルート設定」をクリックします。
2. 回覧ルート名の入力欄の「で回覧を開始▼」をクリックすると、過去に作成した回覧ルートが表示されます。設定したい回覧ルート名を選択し、「OK」をクリックします。
回覧ルート名を変更する
名称を変更する場合は、回覧ルート名を上書きして再登録します。
1. 回覧ルート名の入力欄の「で回覧を開始▼」をクリックし、名称を変更したい回覧ルートを選択します。
2. 名称を上書き修正し「OK」をクリックします。
3. 「保存」「保存して回覧」「保存して印刷」のいずれかをクリックすると、 変更した回覧ルート名が保存されます。
回覧ルート設定を解除する
1. 回覧ルートを解除する文書の「開く」をクリックします。
2. 画面右側の「回覧ルート」の「☆解除」をクリックします。
3. 回覧ルートの解除を行う場合は「OK」をクリックします。
注意！
回覧ルート設定は下記の操作を行った際にも解除となります。
- 回覧ルートで設定した承認がすべて完了した場合
- 文書の移動を行った場合
- 文書の引き取りを行った場合
- 差戻しを行った場合
回覧ルートを削除する
1. 回覧ルート名の入力欄の「で回覧を開始▼」をクリックします。
削除する回覧ルートの「×削除」を選択し、「OK」をクリックします。
2. 「保存」「保存して回覧」「保存して印刷」のいずれかをクリックすると、削除が確定します。