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発議管理お客様向け
回覧文書の操作方法
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回覧文書への回答と回覧方法についてご案内します。
ここでは例として発注者ユーザーが行う「工事打合せ簿」への回答と回覧方法についてご案内します。
1. 回覧文書を確認する
1. 処理を行う必要のある回覧文書数は、ホーム画面にて確認できます。回答を行いたい工事の「プロジェクト名」をクリックし、発議管理画面を開きます。
各項目の解説
・未対応件数
確認の必要な回覧文書数
・差戻し
未対応件数の内、他の利用者より「差戻し」された回覧文書数
・優先
未対応件数の内、ステータスが「重要」に設定されている回覧文書数
2. 閲覧したい回覧文書の「開く」をクリックします。
ワンポイント！
コメントが入力されている場合は発議名の右側に吹き出しマークがついています。
3. 打合せ簿の内容が表示されます。
よくあるご質問：添付ファイルの閲覧・保存方法
1. 画面右側の添付ファイル名の上の「開く」をクリックします。別タブで添付ファイルが表示されます。
2. 添付ファイルをダウンロードする場合は、添付ファイル名の左上のアイコンをクリックします。
2. 回覧文書へ処理・回答する
内容欄下の処理・回答欄に回答内容・受理日付を入力します。
※回覧文書への処理・回答は、最終承認前に記入頂く必要があります。
3. 回覧文書を「承認」して他のユーザーへ回覧する
1. 回答後、画面左上の「保存して回覧」をクリックします。
2. 「処置」「回覧先」「優先度」を選択し、「決定」をクリックします。
4. 回覧文書を他のユーザーへ「差戻し」する
回覧文書の内容に修正事項がある場合は、発議者へ差戻しを行います。
1. 回覧文書に修正箇所がある場合、画面右のコメントへ入力します。
「コメント」欄に修正事項を入力し「追加」をクリックします。
2. 画面左上の「保存して回覧」をクリックします。
3. 処置の項目から「差戻し」を選択します。
「回覧先」「優先度」を選択し、「決定」をクリックします。
4. 差戻しが行われた文書は、選択したユーザーのフォルダーに移動します。
「状態」の欄が「差戻し」に変更されます。
5. 回覧文書を「最終承認」する
最終承認者は、「最終承認」の操作を行います。
注意！
指示・通知等の発注者発議文書は、受注者側で「最終承認」を行います。
発注者内の最終承認者は、「承認」の操作で受注者に回覧します。
詳しくは、「3. 回覧文書を「承認」して他のユーザーへ回覧する」の手順をご確認ください。
1. 画面左上の「保存して回覧」をクリックします。
2. 処置の項目から「最終承認」を選択し、「決定」をクリックします。
3. 「最終承認」をした文書は、共有フォルダー内の「承認済み文書」に移動します。
6. 承認操作を行わずに文書を移動する
「文書の移動」を利用すると「承認」「差戻し」の操作を行わずに文書の移動ができます。
1. 移動したい発議名の左側のチェックボックスに✓(チェックマーク）を入れて「文書の移動」をクリックします。
2. 移動先のユーザーを選択し「文書を移動する」をクリックします。
よくあるご質問：他のユーザーのユーザーフォルダーから文書を移動する方法
同一利用者区分であれば、他ユーザーフォルダーから自分のフォルダーへの移動が可能です。
例（自分が受注者の場合）：受注者フォルダー内の文書は自分のフォルダーへ移動可能です。
1. 移動したい発議名の左側のチェックボックスに✔（チェックマーク）を入れて「文書の引き取り」をクリックします。
2. 対象の文書を確認し「文書を引き取る」をクリックします。
以上で、文書の移動が完了です。
