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検査・保管用データのダウンロード方法
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承認済み文書を検査や保管用としてデータをダウンロードする場合、フォルダ形式で作成を行います。
共有フォルダのフォルダ階層・鑑・添付ファイルを一括ダウンロードできます。
(ダウンロードデータのイメージ)
- LGWAN 接続系からはご利用できません。インターネット接続系からのご利用をお願いします。
- ダウンロードファイルの作成は、ファイル数、ファイルサイズ、利用状況により時間がかかる場合があります。
- 特に年度末などの繁忙期は混み合いますのでお早めにご準備ください。
- 作成したファイルをダウンロードできるのは作成完了日の「翌日23:59」までです。
- ご利用期間中は何度でもダウンロードできます。
目次
共有フォルダ内のすべてのデータをダウンロードする方法
1. 共有フォルダー内の各フォルダーを選択すると、発議名の上部に表示される「一括ダウンロード」、または各フォルダーに表示される３点リーダーをクリックし、「一括ダウンロード」を選択します。
2. 「ダウンロードファイルを作成する」をクリックします。
3. 出力形式の選択にて「共有フォルダー形式」を選択し、「→次の画面に進む」をクリックします。
4. 対象フォルダーの選択にて「すべてのフォルダー」を選択し、「→次の画面に進む」をクリックします。
5. 出力オプションの選択にてオプションより「発議文書単位でフォルダを作成する」にチェックを入れます。
「発議文書単位でフォルダを作成する」にチェックを入れた場合、下図のように打合せ簿単位でフォルダが作成され、鑑と添付ファイルが格納されます。
6. 「→出力する」をクリックします。
7. ダウンロードファイルの作成が開始されます。
作成が完了すると、右上のベル通知に完了通知が届きます。
8. ベル通知をクリックし、表示された「成果品の出力が完了しました。」を選択します。
画面が更新されたことを確認したら、「ダウンロードする」をクリックしてください。
9. ダウンロードが完了するとmediaフォルダ(ZIP形式)が作成されます。圧縮フォルダを解凍もしくは展開します。
10. mediaの中に「承認済み文書」フォルダと「文書一覧」Excelファイルがあります。
※「文書一覧」Excelファイル内の各文書名のリンクを活用して検査・保管用としてご利用ください。
「文書一覧」Excelファイル内のリンクをクリックしたときに「指定されたファイルを開くことができません」と表示された場合には以下の手順を参考に圧縮フォルダを展開してください。
■展開手順
ファイルを選択>右クリック>すべて展開（下図参照）
選択したフォルダ内のデータをダウンロードする方法
1. 共有フォルダー内の各フォルダーを選択すると、発議名の上部に表示される「一括ダウンロード」、または各フォルダーに表示される３点リーダーをクリックし、「一括ダウンロード」を選択します。
2. 「ダウンロードファイルを作成する」をクリックします。
3. 出力形式の選択にて「共有フォルダー形式」を選択し、「→次の画面に進む」をクリックします。
4. 特定のフォルダーの「選択する」をクリックします。
5. 出力するフォルダーを選択し、「決定」をクリックします。
6. 「→次の画面に進む」をクリックします。
7. 出力オプションの選択にてオプションより「発議文書単位でフォルダを作成する」にチェックを入れます。
「発議文書単位でフォルダを作成する」にチェックを入れた場合、左図のように打合せ簿単位でフォルダが作成され、鑑と添付ファイルが格納されます。
8. 「出力する」をクリックします。
9. ダウンロードファイルの作成が開始されます。
作成が完了すると、右上のベル通知に完了通知が届きます。
10. ベル通知をクリックし、表示された「成果品の出力が完了しました。」を選択します。
画面が更新されたことを確認したら、「ダウンロードする」をクリックしてください。
11. ダウンロードが完了するとmediaフォルダ(ZIP形式)が作成されます。圧縮フォルダを解凍もしくは展開します。
12. mediaの中に「承認済み文書」フォルダと「文書一覧」Excelファイルがあります。
※「文書一覧」Excelファイル内の各文書名のリンクを活用して検査・保管用としてご利用ください。
「文書一覧」Excelファイル内のリンクをクリックしたときに「指定されたファイルを開くことができません」と表示された場合には以下の手順を参考に圧縮フォルダを展開してください。
■展開手順
ファイルを選択>右クリック>すべて展開（下図参照）